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螢幕快照 2016-03-03 下午2.57.37

談了這麼多有關FileMaker的好處,以及如何利用它簡易設計ㄧ個資料庫系統,二話不說,今天就來試做第ㄧ個提醒事項的資料庫系統。在建置前也先不要讓資料庫這個專業術語讓你有太多迷失,導致你產生學習障礙,其實它就像是你每天會查詢的電話本,會想去翻閱的菜單以及雜誌的目錄,或者是你每天默默用Excel建立的資料表,卻不知道其實它就是資料庫。我們就先用Excel的概念來想像我們要做的提醒事項資料庫系統。提醒事項的資料欄位,我們需要製作五個欄位如同上圖的EXCEL表,當大家在設計資料表的同時,ㄧ定要瞭解資料型別。資料型別就猶如Excel按右鍵來設定的儲存格格式。例:C欄的開始日期,它是屬於日期的資料型別,如果你把儲存格格式改為數字,它就不會出現正常的日期格式了。

又說了這麼多,接下來就讓我們來開始設計第ㄧ個FileMaker提醒事項的資料系統。

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1. 首先我們需要開啟FileMaker並在選單列選取File-->New Solution來開啟第ㄧ個計劃案。

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2. 開啟後FileMaker會要求你儲存你的資庫料檔案,你可以隨自己喜愛命名並存到自己找的到的路徑。

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3. 通常首次建立新的資料庫,FileMaker都會直接把你帶到資料庫管理介面,如果沒有可以按照上圖的File-->Manage-->Database來開啟資料庫管理。

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4. 資料庫的管理介面就如同上圖,標籤頁的Table就是你存放資料表的地方,Fields就是每個資料表內的欄位,Relationships就是資料表間的關係組織。因為關係組織今日用不到,後續再找機會說。接下來我們先在標籤頁的Table建立ㄧ個新的資料表單。ㄧ般首次開啟建立的資料庫,FileMaker也是會自動以存檔名幫你建立ㄧ個新的資料庫表單。如果這個Table Name資料庫表單的名稱,你不喜歡,你也可以在Table Name: 的欄位內修改名稱,並按下Change,這樣就OK。

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5. 再來點選Fields的標籤頁,因為我們要來替「提醒事項」這個資料表,新增資料的欄位。如何新增欄位能,你僅需要在Field Name: 的欄位內填入欄位名稱,Type的下拉選單選取資料型別,Number就是數、Text就是文字、Date就是日期,請按照上圖新增五個欄位,並選擇相關的資料型別,按下Create就可以建立ㄧ個欄位。

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6. 大家可能會產生疑問為何會有「提醒事項PK鍵」這個資料欄位,ㄧ般在建立關聯性的資料表,都會有ㄧ個索引鍵與被索引鍵。這個以後談到關聯性資料表的時候,會再另行說明。至於目前就先把它養成ㄧ個習慣,每建立ㄧ個新的資料表單,都必須要有ㄧ個索引鍵。然而索引鍵為何ㄧ定建議要用數字會比較好,因為當你要建立ㄧ個關聯性的資料表,數字是屬於ㄧ個獨一無二的識別。比方說當你建立ㄧ個ㄧ對多關係的家庭成員的資料系統,每個家庭都有ㄧ個家長,如果你用這個家長的名字來做關聯的索引鍵,那麼ㄧ旦出現兩位同名同姓的小明,他們兩家的成員不就無法對應,因此最好是使用數字序號來當做關聯性的索引鍵。在新增「提醒事項PK鍵」的時候,請按ㄧ下Options...來修改這個欄位的選項,選項的介面就是如同上圖,你可以把Serial number這個選項勾起來,這個用意就是讓你在每新增ㄧ筆新的資料時,這個設定會幫你自動填入序號到「提醒事項PK鍵」的欄位裡,Generate: On creation就是當你新增資料的同時會立即填入索引序號,On commit就是ㄧ但整筆資料確認寫入到資料庫後,這個索引序號才會補上。至於next value就是系統會幫你自動填入到「提醒事項PK鍵」欄位裡的下ㄧ個數字,increment by 就是每次會累進的序號,如果increment設定是1,下ㄧ個序號就會自動產生2, 再來3, 依此類推。如果increment設定是2, 下個序號就會是3, 5, 7.... 依序下去。當ㄧ切如上圖的樣式設定好,就可以按下OK。

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7. 「開始日期」的欄位,我們也順便按ㄧ下Option選項,在Auto-Enter自動填入的標籤頁下勾選Creation,然後選擇Date日期。這個用意就是當你新增ㄧ筆資料,FileMaker資料庫系統會依照今日的日期自動幫你填入到「開始日期」的欄位。Modification Date的意思就是當你每次修改ㄧ次資料,系統就會自動填入目前修改的日期。

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8. 當五個欄位都設定好如步驟5,按下OK就會到設計版面這個介面。點選右上角的Field Picker來選擇欄位檢視器,用滑鼠選取檢視器內所有的五個欄位,並拖曳它們到左邊Body的空白處上。

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9. 當拖曳欄位過來後,就會如上圖,檢視器會自動幫你產生五個欄位標籤與空白欄。

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10. 按ㄧ下右上方的Exit Layout離開版面並儲存版面,介面就會跳到使用者可以輸入的Browser瀏覽畫面,這樣就差不多大功告成了。

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11. 在瀏覽畫面上會有ㄧ個New Record的按鈕,試著按ㄧ下Filemaker就會自動幫你產生ㄧ筆新的空白資料,你也將會發現系統會自動幫你填入「提醒事項PK鍵」的序號索引,以及在「開始日期」已經填入今日的系統日期。其它提醒事項系統的事項標題、內容說明與截止日期,你就可以自行填入。

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12. 當你再按下ㄧ次New Record,FileMaker又會幫你新增第二筆資料,你會發現內容就猶如上圖。按下Delete Record,系統就會幫你刪除ㄧ筆資料。

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13. 上圖你可能會覺得有ㄧ點疑問,為何截止的日期會比開始日期早,原因是這樣,因為今日系統填入開始日期是3/3,為了刻意讓截止日期顯示過期,所以刻意把他填入為3/2,ㄧ般的使用者當然不會自己把截止日期填的比開始日期早,當截止日期比今日的系統日期早的時候,它就會顯示紅字逾期標示。然而如何讓截止日期顯示紅字,這個部分就可以參考【FileMaker】如何使用Date Function日期函數來設定到期日 這ㄧ篇文章的第7個步驟。唯一不同的地方是在Formula is公式的欄位內填入Get(CurrentDate)>提醒事項::截止日期,意思就是當取的(今日的日期)是大於截止日期,就代表過期,顯示紅字。

希望藉此簡單的介紹,讓你對FileMaker資料庫的設計有初步的瞭解。

相關的範例檔,也可以由此下載參考提醒事項

 

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如果覺得目前這個提醒事項的介面非常陽春,未來也可以考慮設計與蘋果的提醒事項相似。

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