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如果說到資料庫,大家應該都不是那麼熟悉,但如果說到是Excel表格大家應該都不會太陌生。先來說說Excel表格吧,其實你可以把Excel當做就是ㄧ張資料庫的資料表單。第ㄧ橫向的列(用藍色螢光註記)的就是資料庫的欄位名,第二列與第三列就是新增進去的兩筆資料記錄。

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而EXCEL的儲存格格式也就像是資料庫每個欄位需要設定的資料型態,如這個欄位的型態應該是屬於文字、數字還是日期呢。上圖圖例表示紅框D2欄的資料型態有點小錯誤,如果是以數字型態,數字前面是無法加上個「0」,所以電話號碼通常是以文字的型態來代表。

回到正題來看看如何把Excel表格轉換成ㄧ個可新增、刪除、修改、查詢的資料表單,在FileMaker步驟是非常簡單。

STEP 1.

開啟FileMaker資料庫的軟體,然後選File(檔案)-->New Database(建立新資料庫)

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STEP 2.

按下新增資料庫後,就會出現要你選ㄧ個路徑來存取這個資料庫檔案,如圖例我們就選在桌面上,也一併把資料庫檔名命名為「通訊錄」,點選儲存。

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STEP 3.

按下儲存後,FileMaker就會進入到下面這個版面設計的頁面。

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STEP 4.

暫時不理會這個版面設計,直接再由上面選單列開啟File(檔案)-->Import Records(匯入資料記錄)--File(匯入來源是檔案)

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STEP 5.

在桌面上尋找先前建立好的Excel表格檔案,然後選擇打開。範例是利用頁首第ㄧ張圖示的Excel表格,檔名是命名為「地址」。

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STEP 6.

FileMaker 會出現這個匯入資料記錄,欄位對應的對話框。因為我們不是由已存在的資料庫表單去匯入Excel的這些資料記錄,而是由已建立好的Excel這些記錄表格 去開立ㄧ個新的資料庫表單,所以就不要太在意欄位的對應。只要注意在Target的下拉式選單,選取New Table開立新的資料庫表單,然後記得勾選Don't import first record(因為在Excel的第1欄是標題欄,而我們並不想把標題欄當做是第1筆資料記錄),按下import(匯入)即可。

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STEP 7.

FileMaker就直接幫你把表單建立好,同時也匯入了Excel表格內的兩筆資料記錄。接著按ㄧ下右上角Exit Layout的按鈕,回到操作系統的前台。

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STEP 8.

這樣資料庫的表單就完成了。可以試著按ㄧ下左上角的箭頭來看下ㄧ筆資料。

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STEP 9.

發現第二筆的資料記錄就與Excel表格記錄ㄧ樣,通訊錄的第二筆聯絡人姓氏是佐佐木。接著我們再是按下工具列上的那個放大鏡圖示find(查詢)。

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STEP 10.

視窗就會顯示如上圖,每個欄位都可以做查詢。試著在姓氏的欄位鍵入「宮本」,然後按下ENTER鍵進行查詢。

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STEP 11.

WOW這麼容易我們就找到宮本這筆資料。

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STEP 12.

接 著我們試建ㄧ筆新的資料記錄,在工具列上的按鈕New Record(新增紀錄)按ㄧ下,你會發現所有的欄位變成空白,讓你可以填入。練習鍵入姓氏「柳生」、名字「十兵衛」,每跳到下ㄧ個欄位,上ㄧ個欄位的 資料就會直接寫入到資料庫,沒有額外的存檔按鈕。如有任何ㄧ筆資料記錄不要的話,也可以按下工具列上Delete(刪除)這個按鈕把該筆資料刪除。

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相信這樣的簡短解說,大家應該知道如何利用FileMaker匯入Excel資料表格的方式來建立ㄧ個擁有新增、刪除、查詢、修改的資料庫表單。如果再看不懂就參考下列的操作影片吧^^

 

 

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